Zelfstandig bevoegd bestuurder? Denk na vóór het misgaat

Drie bestuurders. Ieder zelfstandig bevoegd. Het bedrijf draaide in eerste instantie goed, maar na verloop van tijd verslechtert de samenwerking. Vanwege de financieel slechte situatie wordt besloten de vennootschap te ontbinden. Afspraken met het personeel zijn al gemaakt. Dan blijkt dat één van de bestuurders , zelfstandig bevoegd, zonder overleg grote bedragen van de bankrekening opneemt.

De eerste reactie is dan vaak praktisch: hoe lossen we dit op? Maar minstens zo belangrijk is een andere vraag: hadden we dit eerder moeten ondervangen? Wat betekent ‘zelfstandig bevoegd’ juridisch precies? En wat kun je doen als die bevoegdheid wordt misbruikt? Je leest het in deze blog.

Wat betekent ‘zelfstandig bevoegd’?

Als een bestuurder zelfstandig bevoegd is, mag hij de vennootschap alleen vertegenwoordigen. Hij kan zelfstandig overeenkomsten sluiten en betalingen verrichten. Het kan ook zijn dat meerdere bestuurders van een vennootschap ieder van hen zelfstandig bevoegd is. Derden mogen op die zelfstandige bevoegdheid vertrouwen, zolang er geen beperking in het Handelsregister staat.

Belangrijk is het onderscheid tussen de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid en de interne afspraken tussen bestuurders.

Extern gaat het om de vraag wat een bestuurder richting derden mag doen. Intern gaat het om wat bestuurders onderling hebben afgesproken. Die interne afspraken beperken de externe bevoegdheid in principe niet. Staat iemand als zelfstandig bevoegd ingeschreven, dan kan de vennootschap in veel gevallen niet eenvoudig onder een overeenkomst of betaling uit.

Daarmee krijgt één bestuurder veel ruimte. Dat kan efficiënt zijn, maar brengt ook risico’s mee.

Wat kun je doen bij misbruik?

Ontdek je dat een zelfstandig bevoegd bestuurder eigenmachtig handelt of gelden onttrekt? Dan zijn er verschillende mogelijkheden.

1. Wijzigen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid

De algemene vergadering van aandeelhouders kan besluiten de zelfstandige bevoegdheid van de bestuurder(s) aan te passen. Bijvoorbeeld door deze om te zetten in gezamenlijke bevoegdheid, waardoor er altijd ten minste twee bestuurders nodig zijn om een bepaalde handeling namens de vennootschap te verrichten. Dat besluit moet worden ingeschreven in het Handelsregister. Vanaf dat moment kan de bestuurder niet meer alleen rechtsgeldig handelen. Maar wat al is gebeurd, blijft in beginsel geldig richting derden. Een wijziging werkt dus niet met terugwerkende kracht.

2. Schorsing of ontslag van de bestuurder

Bij ernstig verwijtbaar handelen kan de algemene vergadering een bestuurder schorsen of ontslaan. Soms kan dit nodig zijn om verdere schade te beperken. Een schorsing creëert ruimte voor onderzoek en overleg. Ontslag beëindigt de bestuurdersrelatie, maar laat de vraag naar eventuele schade onverlet.

3. Aansprakelijkheid voor onttrekkingen

Een bestuurder moet altijd handelen in het belang van de vennootschap en is tegenover de vennootschap aansprakelijk als hem een ernstig verwijt kan worden gemaakt (artikel 2:9 BW). Onrechtmatige kasopnames of het frustreren van een ordentelijke ontbinding kunnen daaronder vallen. En in een onverhoopt faillissement kijkt ook de curator kritisch naar bestuurshandelingen. Onregelmatige onttrekkingen kunnen dan leiden tot procedures over bestuurdersaansprakelijkheid.

In dit soort situaties is zorgvuldige documentatie belangrijk. Leg besluiten, bezwaren en acties vast.

Lees ook: ‘Volmachten binnen de bv: zo geef je bevoegdheden zonder onbedoelde zeggenschap’

Ontbinding in zicht? Wees extra alert

Juist wanneer een onderneming wordt ontbonden of geherstructureerd, nemen de risico’s toe. Er lopen nog betalingen. Afspraken met personeel worden nagekomen. Schulden worden afgewikkeld. Als één bestuurder in die fase zelfstandig kan handelen, kan dat de afwikkeling bemoeilijken of extra schade veroorzaken.

Kijk daarom bij een verslechterende samenwerking of voorgenomen ontbinding kritisch naar de bestaande vertegenwoordigingsstructuur:

• Past die nog bij de situatie?

• Is gezamenlijke bevoegdheid verstandiger?

• Zijn aanvullende waarborgen nodig?

Wacht je tot er al geld is verdwenen, dan is je speelruimte meestal kleiner.

Ook groei verandert verhoudingen

Maar niet alleen bij een ontbinding of herstructurering nemen de risico’s toe, ook bij groei. Veel ondernemingen starten met meerdere bestuurders die allemaal zelfstandig bevoegd zijn. In de beginfase werkt dat vaak goed.

Na verloop van tijd verschuiven rollen en belangen. Wat bij oprichting logisch was, kan later minder passend blijken. Het is daarom verstandig om bij belangrijke momenten - groei, toetreding van nieuwe aandeelhouders, spanningen in de samenwerking of een strategiewijziging - opnieuw te kijken naar de governance. Niet alleen naar de aandeelhoudersovereenkomst, maar ook naar de statutaire vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Tot slot

Een zelfstandig bevoegd bestuurder kan snel handelen. Dat kan praktisch zijn. Maar als de samenwerking onder druk komt te staan of als rollen en belangen verschuiven, kan diezelfde bevoegdheid tot grote problemen leiden.

Zie je signalen dat een bestuurder zijn bevoegdheden overschrijdt? Of vraag je je af of de huidige bestuursstructuur nog past bij jouw onderneming? Dan is het verstandig om tijdig in te grijpen. Wil je sparren over jouw situatie? We denken graag met je mee.