​Volmachten in de bv: zo geef je bevoegdheden zonder onbedoelde zeggenschap

In veel ondernemingen is het praktisch om met volmachten te werken. Denk aan een directeur die iemand machtigt om een contract te ondertekenen, of een aandeelhouder die zijn stem laat uitbrengen door een collega. Maar juist bij deze ogenschijnlijk eenvoudige oplossingen schuilt het gevaar in te veel ruimte en te weinig controle. Voor je het weet, beschikt iemand over méér zeggenschap dan bedoeld. In deze blog leggen we uit welke soorten volmachten er zijn binnen de bv, welke risico’s er zijn en hoe je een en ander goed borgt.

Aandeelhoudersvolmacht vs. volmacht voor bestuurstaken

Binnen de bv zijn er grofweg twee typen volmachten:

• Aandeelhoudersvolmacht (stemvolmacht): je machtigt iemand om jouw stemrecht in de algemene vergadering (AV) uit te oefenen. Dit is een interne bevoegdheid binnen de structuur van de vennootschap.

• Volmacht voor bestuurstaken (of vertegenwoordiging): je geeft iemand bevoegdheid om namens de bv op te treden naar buiten toe, bijvoorbeeld bij het ondertekenen van contracten of het doen van betalingen.

Dat onderscheid is belangrijk. Een aandeelhoudersvolmacht raakt de interne machtsverhoudingen binnen de bv. Een te ruime of blanco stemvolmacht kan ertoe leiden dat iemand feitelijk meer invloed uitoefent dan bedoeld. Zeker bij tijdelijke afwezigheid, onduidelijke afspraken of een asymmetrische stemverhouding ontstaat het risico dat een praktische oplossing onbedoeld leidt tot machtsconcentratie of benadeling van andere aandeelhouders. Bij een bestuursvolmacht ligt het risico vooral extern: de gemachtigde kan namens de bv verplichtingen aangaan, ook als die intern misschien niet zijn afgesproken.

Wat is een volmacht eigenlijk?

Een volmacht is de bevoegdheid die je iemand geeft om namens jou of namens de bv op te treden. Dat kan mondeling, schriftelijk of zelfs stilzwijgend. In het kader van aandeelhouderschap spreek je dan van een stemvolmacht. Bij bestuurstaken hebben we het vaak over procuratie of mandaat. Beide vormen komen veel voor in het MKB, maar worden in de praktijk niet altijd zorgvuldig vastgelegd of beperkt.

Een stemvolmacht wordt meestal gebruikt wanneer een aandeelhouder niet aanwezig kan zijn bij een vergadering. De volmacht is dan beperkt tot een bepaalde vergadering en vaak tot specifieke agendapunten. Zo houd je de controle. Maar soms wordt een bredere volmacht verstrekt, bijvoorbeeld voor ‘alle vergaderingen van dit jaar’ of ‘alle onderwerpen’. En dan kunnen de machtsverhoudingen ongemerkt verschuiven.

Bij een bestuursvolmacht gaat het vaak om operationele bevoegdheden. Een financieel manager mag betalingen doen, of een commercieel directeur tekent verkoopcontracten. Ook dat is efficiënt, zolang het binnen de afgesproken kaders blijft. Zijn die er niet, dan kunnen er grote risico’s ontstaan.

De belangrijkste risico’s van te ruime volmachten

Zodra je bevoegdheden overdraagt, ontstaat er ruimte voor misbruik, miscommunicatie of onbedoelde binding. Dat geldt voor beide vormen van volmachten:

• Onbedoelde zeggenschap: een ruime stemvolmacht kan ertoe leiden dat iemand feitelijk meer invloed uitoefent dan bedoeld. Bijvoorbeeld wanneer een aandeelhouder tijdelijk afwezig is en een brede stemvolmacht verstrekt zonder duidelijke instructies of beperkingen.

• Schijn van bevoegdheid: bij bestuursvolmachten loop je het risico dat derden erop vertrouwen dat de gemachtigde mag doen wat hij doet, zelfs als dat intern niet klopt. De bv kan dan toch gebonden zijn.

• Gebrek aan toezicht: een volmacht zonder duidelijke afspraken of beperkingen biedt weinig mogelijkheden voor correctie. Zeker als er geen vastlegging is of als de gemachtigde handelt in eigen belang.

Daar komt bij dat de Kamer van Koophandel, banken en leveranciers vaak alleen kijken naar de ‘buitenwereld’: wie mag tekenen? Als dat niet aansluit op je interne afspraken, ontstaat er verwarring of risico op aansprakelijkheid.

Hoe borg je volmachten goed?

Gelukkig is veel te voorkomen met duidelijke en praktische afspraken. Denk aan het volgende:

• Werk met doel- en tijdgebonden volmachten. Benoem in de volmacht waar deze voor geldt (bijvoorbeeld: de AV van 15 juni) en tot wanneer deze geldig is. Bij stemvolmachten is het verstandig om ook de agendapunten te noemen.

• Beperk de bevoegdheid waar mogelijk. Geef geen blanco mandaat, maar stel grenzen. Bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag, een bepaalde contractduur of bepaalde categorieën van handelingen (zoals alleen operationele overeenkomsten, geen vastgoed of zekerheden).

• Stel een twee-handtekeningenregel in. Bepaal dat bij belangrijke verplichtingen altijd twee bevoegde personen tekenen. Dat voorkomt eenzijdige beslissingen en vergroot het onderlinge toezicht.

• Zorg voor correcte registratie. Als je iemand een bestuursvolmacht geeft, leg dit dan vast bij de Kamer van Koophandel én informeer relevante partijen zoals je bank of accountant. Vergeet ook niet om de volmacht in te trekken als de situatie verandert.

Tot slot

Volmachten zijn een handig en in veel gevallen noodzakelijk instrument binnen de bv. Maar neem ze serieus. Maak bewust onderscheid tussen interne en externe bevoegdheden. Beperk de volmacht tot wat nodig is, leg het goed vast en herroep deze als de situatie verandert. Zo voorkom je dat een praktische oplossing uitgroeit tot een juridisch probleem.

Twijfel je over een bestaande volmacht of wil je een nieuwe regeling goed opzetten? Neem dan gerust contact op met DT Advocaten. We denken graag met je mee.