Statuten en aandeelhoudersovereenkomst: voorkom dat afspraken elkaar tegenspreken

Bij de oprichting van een bv worden statuten opgesteld. Vaak volgt daarna ook een - niet verplichte - aandeelhoudersovereenkomst. Beide documenten bevatten afspraken over de onderneming en de samenwerking tussen aandeelhouders. Daardoor kan al snel de indruk ontstaan dat ze hetzelfde regelen. Dat is niet zo.

Statuten en een aandeelhoudersovereenkomst hebben ieder een eigen functie. Maar zij bevatten vaak wel afspraken over dezelfde onderwerpen. Daarom is het belangrijk dat ze goed op elkaar aansluiten. Als dezelfde onderwerpen op verschillende manieren zijn geregeld, ontstaat daar in de praktijk vaak pas discussie over als de belangen uiteenlopen. Bijvoorbeeld bij een verkoop van aandelen, een conflict of een herstructurering.

De vraag is dus niet alleen wat je in de statuten of in de aandeelhoudersovereenkomst vastlegt, maar vooral hoe je voorkomt dat beide documenten elkaar tegenspreken.

Statuten vormen de juridische basis van de bv

Iedere bv heeft statuten. Ze worden bij de oprichting vastgelegd in een notariële akte en vormen de juridische basis van de vennootschap. In de statuten staat onder meer hoe de bv organisatorisch is ingericht, wie welke bevoegdheden heeft en hoe besluitvorming binnen de vennootschap plaatsvindt op diverse niveaus. Ook bevatten statuten vaak een regeling voor de overdracht van aandelen.

Statuten hebben een formeel karakter en moeten objectief worden uitgelegd. Vanwege het formele karakter betekent het ook dat ze minder eenvoudig zijn aan te passen. Voor een statutenwijziging is vrijwel altijd een aandeelhoudersbesluit én een notariële akte nodig.

De aandeelhoudersovereenkomst regelt de samenwerking

Een aandeelhoudersovereenkomst is niet verplicht, maar in de praktijk wel vaak verstandig. Daarin leggen aandeelhouders, in aansluiting op de statuten van de vennootschap, aanvullende afspraken vast over hun onderlinge samenwerking. Denk aan afspraken over dividenduitkeringen, financiering, informatievoorziening, concurrentie, toetreding van nieuwe aandeelhouders, uittreding, geschillen en de waardering van aandelen.

Omdat deze overeenkomst alleen geldt tussen de aandeelhouders die haar hebben ondertekend, biedt zij ruimte voor maatwerk. Bovendien kan een aandeelhoudersovereenkomst eenvoudiger worden aangepast dan de statuten, want daarvoor is geen notaris nodig.

In onze blog Aandeelhoudersovereenkomst: wanneer moet je de afspraken herzien? lees je wanneer het verstandig is om die afspraken opnieuw tegen het licht te houden.

Waar gaat het in de praktijk vaak mis?

Problemen ontstaan meestal niet doordat statuten of een aandeelhoudersovereenkomst op zichzelf onduidelijk zijn. Ze ontstaan doordat beide documenten niet (meer) goed op elkaar aansluiten, vaak zonder dat de aandeelhouders zich daarvan bewust zijn geweest.

Stel dat in de statuten staat dat aandelen onder bepaalde voorwaarden mogen worden overgedragen, terwijl de aandeelhoudersovereenkomst een andere procedure of waarderingsmethode voorschrijft. Of dat aandeelhouders onderling afspreken dat voor bepaalde besluiten unanimiteit nodig is, terwijl de statuten uitgaan van een gewone meerderheid. Zolang iedereen dezelfde belangen heeft, levert dat vaak geen problemen op. Maar zodra een aandeelhouder wil uittreden, een investeerder toetreedt of een conflict ontstaat, blijken die verschillen ineens belangrijk te zijn.

Het gevolg is onzekerheid. Welke afspraak geldt? Welk document gaat voor? En welke rechten kunnen aandeelhouders daadwerkelijk afdwingen?

Voorkomen is beter dan procederen

Soms komt zo'n discussie bij de rechter terecht. Die moet dan oordelen welk document de voorkeur krijgt: de aandeelhouders of de statuten. Dat hangt af van de afspraken die partijen hebben gemaakt, de omstandigheden van het geval en van de redelijkheid en billijkheid.

Maar een procedure kost tijd, geld en energie. Bovendien biedt een rechtszaak nooit volledige zekerheid over de uitkomst. Veel verstandiger is het om te voorkomen dat statuten en aandeelhoudersovereenkomst verschillende signalen afgeven.

Door beide documenten naast elkaar te leggen én op elkaar af te stemmen, voorkom je dat je achteraf moet procederen. Dat vraagt niet alleen om duidelijke afspraken, maar ook om een bewuste keuze waar je die afspraken vastlegt. De beste manier om dat te doen, is door de statuten compact te houden en de uitgebreidere en meer praktische afspraken op te nemen in de aandeelhoudersovereenkomst. Dat maakt de statuten overzichtelijk en voorkomt dat voor iedere wijziging opnieuw een notariële akte nodig is. En het geeft meer ruimte voor maatwerkafspraken in de aandeelhoudersovereenkomst, die bovendien beter kan meebewegen met de ontwikkeling van de onderneming.

Dat betekent overigens niet dat alles in een aandeelhoudersovereenkomst kan worden geregeld. Voor sommige rechten is een statutaire basis noodzakelijk. Maar besluiten de aandeelhouders onderling van de statuten af te wijken, dan is het raadzaam om in de aandeelhoudersovereenkomst ook nadrukkelijk op te nemen van welk bepaling in de statuten wordt afgeweken (”In afwijking van art. XX van de statuten zijn partijen overeengekomen, dat ....”).

Bijzondere rechten vragen soms meer dan een overeenkomst

Dat speelt bijvoorbeeld bij prioriteitsaandelen. Stel dat aandeelhouders afspreken dat één aandeelhouder bij bepaalde besluiten een doorslaggevende stem krijgt of een bijzonder benoemingsrecht heeft. Leg je die afspraak uitsluitend vast in de aandeelhoudersovereenkomst, dan werkt zij in beginsel alleen tussen de partijen die de overeenkomst hebben ondertekend. Wil je dat deze rechten ook gelden tegenover derden of toetredende aandeelhouders binden, dan moeten zij via een derdenbeding aan die bepalingen uit de aandeelhoudersovereenkomst worden gebonden, dan wel in de statuten worden verankerd.

Dit betekent wel dat het verstandig is om bij een herstructurering, bedrijfsovername of wijziging van de aandeelhoudersstructuur niet alleen de aandeelhoudersovereenkomst, maar ook de statuten opnieuw te beoordelen. Zo voorkom je dat belangrijke afspraken onbedoeld hun werking verliezen of elkaar alsnog tegenspreken.

Tot slot

Statuten en een aandeelhoudersovereenkomst hebben ieder een eigen functie. Samen vormen zij de spelregels van de bv.

Als beide documenten goed op elkaar aansluiten, bieden ze duidelijkheid over de inrichting van de onderneming én de samenwerking tussen aandeelhouders. Sluiten ze niet meer op elkaar aan, dan ontstaat onzekerheid op de momenten waarop heldere afspraken het hardst nodig zijn.

Twijfel je of jouw statuten en aandeelhoudersovereenkomst nog goed op elkaar aansluiten? We denken graag met je mee.