Stiekem gesprekken opnemen op de werkvloer: mag dat?
Je vermoedt dat een medewerker gesprekken opneemt zonder dat je het weet. Of je vraagt je als werknemer af of je een lastig gesprek met je leidinggevende mag opnemen, ‘voor de zekerheid’. Het komt in arbeidsrelaties steeds vaker voor dat gesprekken stiekem (’heimelijk’) worden opgenomen. Maar mag dat eigenlijk wel? En wat zijn de risico’s? In deze blog leggen we uit wat wél en niet is toegestaan. Zowel voor werknemers als werkgevers. Ook staan we stil bij de vraag of een stiekeme opname als bewijs mag worden gebruikt in een rechtszaak.
Mag een werknemer stiekem een gesprek opnemen?
In principe mag een werknemer - zonder dit vooraf te melden - een gesprek opnemen, zolang hij of zij maar zelf deelneemt aan het gesprek. Zo’n opname is in beginsel niet strafbaar en ook niet onrechtmatig, al kan het in de arbeidsrelatie wel gevolgen hebben.
Het opnemen van een gesprek kan namelijk wel in strijd zijn met goed werknemerschap. Zeker bij vertrouwelijke gesprekken, zoals een verzuimgesprek of beoordelingsgesprek, kan een heimelijke opname zorgen voor onrust of wantrouwen. En dat brengt risico’s met zich mee.
Wat zijn de risico’s voor de werknemer?
Verstoorde arbeidsrelatie
Wordt duidelijk dat een medewerker in het geheim gesprekken opneemt? Dan kan dat leiden tot een verstoorde arbeidsrelatie. Zeker als de opname wordt gebruikt in een procedure of op een andere manier ‘tegen’ de werkgever wordt ingezet. Kantonrechters hebben in zulke situaties wel geoordeeld dat hierdoor - in samenhang met andere omstandigheden - een vertrouwensbreuk kan ontstaan die ontbinding van de arbeidsovereenkomst rechtvaardigt. Zie bijvoorbeeld deze uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland, deze uitspraak van de rechtbank Noord-Nederland en deze uitspraak van de rechtbank Rotterdam.
Schending geheimhouding
Als er een geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst staat, kan het delen van een opname onder omstandigheden ook worden gezien als een schending van dat beding. Dit geldt vooral als de werknemer de opname verspreidt of doorstuurt.
Integriteitsvraagstuk
Tot slot speelt mee dat heimelijk opnemen op de werkvloer vaak als onprofessioneel of zelfs manipulatief wordt ervaren. Ook collega’s kunnen zich er ongemakkelijk bij voelen. De impact op de werkrelatie moet dus niet worden onderschat.
In deze uitspraak van de rechtbank Limburg gaf de kantonrechter aan het onbegrijpelijk te vinden dat de werknemer (een integriteitscoördinator) onnodig vele gesprekken had opgenomen, waaronder ook meerdere gesprekken met een directe collega die buiten het conflict met de werkgever wilde blijven.
Mag een werkgever stiekem een gesprek opnemen?
Voor werkgevers gelden strengere regels dan voor werknemers. Ook als je zelf deelnemer bent aan het gesprek, mag je als werkgever niet zomaar een opname maken. Een geluidsopname bevat persoonsgegevens. Daarom moet je rekening houden met de AVG.
Wil je als werkgever een gesprek opnemen, dan heb je daarvoor een geldige grondslag onder de AVG nodig. Toestemming lijkt misschien logisch, maar is in een arbeidsrelatie vaak kwetsbaar. Door de afhankelijkheidsrelatie tussen werkgever en werknemer is niet altijd duidelijk of toestemming echt vrij is gegeven. In de praktijk ligt een beroep op een gerechtvaardigd belang meer voor de hand. Daarvoor moet je als werkgever kunnen uitleggen:
welk concreet doel de opname dient;
waarom de opname noodzakelijk is voor dat doel;
waarom jouw belang zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer;
waarom er geen minder ingrijpende manier is om hetzelfde doel te bereiken.
Daarnaast moet je de werknemer vooraf informeren over de opname en het doel daarvan. Ook moet je de opname goed beveiligen en niet langer bewaren dan nodig is.
En heimelijk opnemen?
Een werkgever mag een gesprek in principe niet heimelijk opnemen. Dat kan alleen in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld bij een concreet en ernstig vermoeden van fraude of ander ontoelaatbaar gedrag. Ook dan moet de werkgever kunnen aantonen dat de opname noodzakelijk was en dat er geen minder ingrijpende mogelijkheden waren.
De lat ligt dus hoog. Wie als werkgever een gesprek wil opnemen, doet er goed aan daar vooraf open over te zijn en zorgvuldig vast te leggen waarom de opname nodig is.
Is een heimelijk gemaakte opname toegestaan als bewijs?
Het antwoord is: vaak wel, soms niet. In arbeidsrechtelijke procedures zijn rechters over het algemeen vrij soepel als het gaat om het bewijs. Ook heimelijk opgenomen gesprekken kunnen dus worden toegelaten, zelfs als de opname onrechtmatig is verkregen.
De rechter maakt daarbij een belangenafweging. Daarbij kijkt hij of zij naar:
Het belang van de partij die de opname wil gebruiken (bijvoorbeeld als bewijs van misstanden of ongewenst gedrag).
Het belang van de andere partij (bijvoorbeeld bescherming van de privacy).
De aard en ernst van de schending.
Vaak weegt het belang bij de waarheidsvinding zwaarder, zeker als de opname cruciale informatie bevat.
Toch wil dit niet zeggen dat het opnemen van gesprekken altijd een verstandige strategie is. In sommige gevallen keert het gebruik van een opname zich tegen de gebruiker, bijvoorbeeld als het bijdraagt aan een verdere verstoring van de arbeidsrelatie of de indruk wekt dat iemand ‘dossiers aanlegt’.
Tot slot: openheid voorkomt problemen
Zowel werknemer als werkgever mogen in sommige gevallen een gesprek opnemen, werknemers in meer gevallen dan werkgevers, maar dat betekent nog niet dat het verstandig is om dat stiekem te doen. De risico’s voor de onderlinge verhouding zijn groot. Zeker in een arbeidsrelatie, die gebouwd is op vertrouwen.
Onze tip? Wees je er als werkgever van bewust dat werknemers gesprekken kunnen opnemen én dat rechters deze opnames als bewijs kunnen gebruiken. Wil je voorkomen dat een gesprek stiekem wordt opgenomen? Vraag dan vooraf of je werknemer van plan is om het gesprek op te nemen. Liegt een werknemer hierover, dan kan dat als verwijtbaar gedrag worden gezien. Daarnaast is het verstandig om in het bedrijfsreglement of personeelshandboek op te nemen dat het opnemen van gesprekken alleen mag met voorafgaande toestemming. Geef daarbij ook aan waarom dat belangrijk is, bijvoorbeeld ter bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie en de privacy van anderen. Dat helpt om verwachtingen te managen en misverstanden te voorkomen.
Wil je weten hoe je hiermee omgaat binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.